O Gerenciamento de Ativos de Software - Software Asset Management (SAM) - é uma prática empresarial desenvolvida para reduzir os custos de Tecnologia da Informação (TI); para limitar os riscos relacionados à propriedade e ao uso de software; e para aumentar a eficiência da TI e dos usuários finais.
O SAM é definido pela Information Technology Infrastrcture Library (ITIL - estrutura amplamente aceita de governança de TI, publicada pelo Office of Government Commerce do Reino Unido) como "toda a infraestrutura de processos necessários para o gerenciamento, controle e a proteção eficazes dos ativos de software dentro de uma organização, ao longo dos estágios de seus ciclos de vida"
No gerenciamento de um ambiente de TI o SAM é critico, pois uma vez que a organização não tem o conhecimento de quais ativos de software possui, onde eles estão localizados, como eles foram configurados, como eles são utilizados e por quem eles estão sendo utilizados comprometem seriamente a gestão.
A implementação de muitos processos de TI - tais como a configuração, a distribuição e o gerenciamento de mudança - depende do conhecimento preciso que uma organização tem de seus ativos de TI. Uma estratégia madura de gerenciamento de software pode possibilitar às organizações os maiores benefícios a partir dos contratos de licença de software, os quais estão tomando uma participação cada vez maior dos orçamentos de TI. Um entendimento preciso dos direitos e das utilizações de licenças permite que as empresas negociem com fornecedores de software a partir de uma posição de conhecimento, evitando, muitas vezes, pagar por um software desnecessário.
Alguns erros na gestão e controle de utilização de Softwares
Segundo uma publicação da KPMG, seus profissionais tem observado que tem havido um padrão de desatenções que pode fazer com que os clientes realizem aquisições de software desnecessárias ou aquisições insuficientes para cobrir as exposições de compliance de licenças. Essas incluem:
- O não conhecimento sobre o fato de que alguns servidores não foram considerados como um todo na contagem geral de utilização de software ( onde os agentes das ferramentas de SAM não são instalados, não funcionam da forma correta ou onde certas partes da rede estão severamente protegidas).
- Relatórios incompletos de muitas ferramentas de SAM. Um exemplo disso é quando são capturadas informações insuficientes sobre a utilização com a finalidade de realizar a contagem da forma correta das utilizações de licenças, tais como servidores/processadores virtuais.
- A subestimação do que realmente é necessário para implementar uma ferramenta de SAM com êxito, incluindo a extensão do conhecimento especifico do produto de software, a configuração de normas empresariais, a integração com outros sistemas e com os processos de negócios relacionados, tais como compras.
- O não entendimento sobre a separação entre as áreas Jurídica, de TI e Compras, resultado somente em um entendimento parcial sobre qual software foi adquirido e sob quais condições e qual software foi instalado e está realmente sendo utilizado.
Riscos
- Compliance proativo de licenças de software - atualmente, múltiplos fornecedores de software realizam auditorias de compliance de licenças do cliente para confirmar se as instalações de seus clientes estão devidamente licenciadas. A implementação de um programa de SAM pode mitigar a exposição em auditorias de compliance e ajudar a empresa a entender completamente a sua situação atual de suas licenças.
- Evitar a instalação de software não monitorada - uma empresa cuja a instalação de software não é controlada poderá possuir software não licenciado desconhecido dentro do seu ambiente, representando possíveis obrigações financeiras e potenciais riscos de segurança.
- Evitar registros perdidos de direitos - uma empresa que adquire software válido de maneira descentralizada ou desorganizada poderá não ser capaz de armazenar e de monitorar os direitos de licença de forma precisa (evidência de registros de compra) para tais aquisições, resultado em obrigações de compliance.
- Realizar o controle - realizar uma reengenharia do processo de compras de software por meio da implantação de controles preventivos e da criação de controles de detecção adicionais para identificar o software adquirido por meios não aprovados pode aumentar a capacidade de monitorar de forma eficiente e eficaz os aplicativos de software implantados.
Benefícios da gestão SAM com LANDESK
Gestão Financeira
- Aprimorar as negociações de contratos de licenças
- Evitar aquisições em excesso ou insuficientes
- Aumentar os descontos de licença por volume
- Evitar compras concorrentes
- Obter descontos de atualização completa
- Reutilizar o software que foi descartado com o hardware
- Reduzi os custos de manutenção
Gestão Operacional
- Monitorar e gerenciar as reduções de custos
- Realizar melhorias no desempenho da mão de obra
- Realizar melhorias no hardware
- Reduzir o tempo do help desk
- Simplificar os processos de compra e as operações de TI
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